Документ вложен в файл значит прошит составе документов

Документ вложен в файл значит прошит составе документов

ПЕРЕПЛЕТ, ПРОШИВКА ДОКУМЕНТОВ (ПРАКТИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ)

-сквозную нумерацию листов;
-составление описи документов;
-переплет или подшивку (шнуровку);


-составление заверительной надписи.


СКВОЗНАЯ НУМЕРАЦИЯ ЛИСТОВ

СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ

ПЕРЕПЛЕТ, ПРОШИВКА (ШНУРОВКА) ДОКУМЕНТОВ

Робота з файлами документів

Рис. 4.1.10 — Створення текстового документу

Рис. 2.1.11 – Перелік шаблонів і майстрів

Рис. 2.1.12 — Збереження текстових документів

Готовим документы к хранению

6.1. Формирование дел

Правила формирования документов в дела описаны в гл. 2 разд. IV Правил № 1000. Приведем основные из них:

— в дела помещают только исполненные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре;

— в дела группируют документы, выполненные в течение одного календарного года, за исключением:

1) переходящих и судебных дел, которые ведут в течение нескольких лет до их завершения;

2) личных дел, которые формируют в течение периода работы лица на этом предприятии;

3) документов выборных органов и их постоянных комиссий, которые формируют за период их созыва;

4) документов учебных заведений, характеризующих учебно-воспитательный процесс, которые формируют за учебный год;

5) документов театров, характеризующих сценическую деятельность, которые формируют за театральный сезон;

8) историй болезней;

— в дела помещают только оригиналы документов или, в случае их отсутствия, заверенные в установленном порядке копии документов;

— не допускается включать в дела черновики, личные документы, размноженные копии и документы, которые подлежат возврату;

— в дела включают документы только по одному либо группе схожих вопросов, которые составляют единый тематический комплекс;

Документы формируют в дела в хронологическом и/или логическом порядке.

Документы заседаний коллегиальных органов группируют в 2 дела (п. 7 гл. 2 разд. IV Правил № 1000):

1) протоколы и документы к ним (доклады, справки, проекты решений и т. п.);

2) документы по организации заседаний (повестка дня, макет размещения, список приглашенных и др.).

Утвержденные планы, отчеты, сметы, титульные списки группируют в дела отдельно от проектов этих документов

— внутренняя опись документов, включенных в дело;

— заявление о приеме на работу (контракт);

— направление или представление;

— личный листок по учету кадров;

— документы об образовании (копии);

— дополнения к личному листку по учету кадров;

— справки и другие документы.

6.2. Оформление дел

Дела предприятия следует должным образом оформить. Требования к оформлению дел установлены гл. 2 разд. VІ Правил № 1000. Рассмотрим их.

В зависимости от сроков хранения документов осуществляют полное или частичное (упрощенное) оформление дел

— систематизацию документов в деле;

— нумерацию листов в деле;

— составление (при необходимости) внутренней описи документов дела;

— наличие заверительной надписи дела о количестве листов и об особенностях физического состояния и формирования дела;

— подшивку или переплет дела;

— оформление обложки (титульного листа) дела.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруют в каждом томе (части) отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы, которые являются отдельными листами в деле, нумеруют с оборотной стороны в левом верхнем углу.

В случае отдельных ошибок в нумерации листов дела допускается использовать буквенные обозначения листов (13-а, 13-б и т. д.).

Внутреннюю опись составляют на отдельном листе по форме, приведенной в приложении 16 к Правилам № 1000. Ее подписывает составитель.

Приведем пример составления внутренней описи личных дел.

В заверительной надписи оговаривают следующие особенности нумерации документов дела:

— наличие буквенных и пропущенных номеров листов;

— номера листов с наклеенными фотографиями, чертежами, вырезками и т. п.;

— номера крупноформатных листов;

— номера конвертов с вложениями и количество листов вложений.

Заверительную надпись подписывает ее составитель.

При большом количестве перенумерованных листов в конце дела составляют новую заверительную надпись

При этом старая заверительная надпись зачеркивается и хранится в деле постоянно.

Приведем пример составления заверительной надписи.

Заголовок дела на обложке должен соответствовать заголовку в описи дел структурного подразделения

На обложке дел (титульных листах) проставляют:

— количество листов в деле в соответствии с заверительной надписью (без учета листов внутренней описи и заверительной надписи);

— в правом верхнем и левом нижнем углах — архивный шифр дела*;

6.3. Составляем описи дел

Описи дел ведут в течение нескольких лет с использованием единой сквозной нумерации

Во время составления описей дел необходимо соблюдать такие требования:

— номер описи структурного подразделения должен состоять из:

1) цифрового обозначения структурного подразделения по номенклатуре дел;

3) четырех цифр года, в котором начаты дела, включенные в опись.

— дела каждого года составляют годовой раздел описи дел;

— порядок нумерации дел в описи — сплошной за несколько лет;

— графы описи заполняют в соответствии со сведениями, вынесенными на обложку (титульный лист) дела;

Также учтите следующие правила для распределения дел в соответствии со схемой систематизации (п. 6 гл. 2 разд. VI Правил № 1000):

— перспективные планы относят к начальному году их действия, а отчеты за эти годы — к последнему году отчетного периода;

В годовой раздел описи вносят также дела, не завершенные в течение календарного года

Опись дел структурного подразделения составляют в 2 экземплярах (п. 11 гл. 2 разд. VI Правил № 1000).

На с. 32 приведем пример составления описи дел по личному составу отделом кадров.

Заявка участника открытого конкурса: Должна или не должна быть прошита отдельно в составе тома заявки?

Содержание:

1. Требование 44-ФЗ к оформлению заявки

2. Как трактуют требование ч.4 ст.51 44-ФЗ участники?

3. Как трактует требование ч.4 ст.51 44-ФЗ суд?

Суд, рассмотрев жалобу истца, пришел к выводу, что его заявка была отклонена Заказчиком правомерно.

Вот выдержка из данного решения:

Ознакомиться с полным текстом решения вы сможете здесь.

4. Выводы и рекомендации

Из приведенного выше решения № А63-6369/2015 остается непонятным, каким образом все-таки должна быть оформлена заявка.

Я лично склоняюсь к первому варианту. А что думаете по этому поводу вы?

Оставляйте свои комментарии ниже к этой статье. Буду рад обсудить этот вопрос и услышать вашу точку зрения на этот счет.

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector