Я знаю, как правильно… организовать кабинет отдела кадров

Я знаю, как правильно… организовать кабинет отдела кадров

Часть 2. Личные дела сотрудников и другие учетные документы, документы по аттестации работников и пр.

А ЧТО ЗА ЭТО БУДЕТ?

Организация помещения службы кадров

Если такая организация пространства невозможна, то следует выполнить хотя бы основные условия.

Условие 1. Помещение кадровой службы должно быть оборудовано пожарной и охранной сигнализацией.

Условие 2. Желательно, чтобы входная дверь кадровой службы была двойной металлической, а окна защищены металлическими решетками.

Правила работы с документами

Чтобы обеспечить сохранность персональных данных при работе с документами, необходимо соблюдать следующие правила.

Правило 1. На рабочем столе держите только те документы, с которыми в настоящий момент работаете.

Правило 2. Остальные документы храните в запертом шкафу.

Правило 4. Документы, с которыми закончена работа, немедленно подшивайте в соответствующее дело.

Правило 7. Печати, штампы, бланки документов, ключи от рабочих шкафов храните только в сейфе начальника отела кадров.

Правило 9. Компьютеры в конце рабочего дня блокируйте и отключайте от сети.

Размещать документы на полу, подоконниках, в неразобранных кипах

Правила хранения документов

В системе хранения кадровых документов можно выделить две стадии: текущее (оперативное) и последующее (архивное).

Текущее хранение делится на два подвида:

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Правила уничтожения документов

Одним из этапов жизненного цикла кадровых документов является их уничтожение. Причины бывают разные.

Причина 1. Законное уничтожение в организациях после истечения установленного срока хранения.

Причина 2. Уничтожение или порча по неосторожности, в результате аварий и стихийных бедствий, природных и техногенных катастроф.

Наша справка

В этой связи кадровой службе приходится решать две противоположные задачи.

Наша справка

При выборе шредера специалисты советуют принимать во внимание количество ежедневно ликвидируемых документов.

Согласно международному стандарту DIN 32757-1 различают пять уровней секретности:

Правила работы с посетителями кадровой службы

В часы приема посетителей выполнять функции, не связанные с приемом, вести служебные и личные переговоры по телефону

Следите, чтобы в часы приема посетителей на вашем столе не было лишних документов.

Журнал: Всё для кадровика, По состоянию на: 15.06.2012, Год: 2012, Номер: №7
Автор: Гущина Инна Александровна

Кадровое делопроизводство дистанционно

Проблема возникает, если:

Решение 1

Оформление приема нового работника

· СК сканирует полученные от работника документы и вместе с информацией руководителя отправляет КД.

· Трудовые книжки и личные дела работников СК хранит в сейфе.

Оформление перевода работника на другую должность

· СК ставит печать в двух экземплярах доп. соглашения к ТД и должностной инструкции и отправляет КД.

Оформление изменения должностного оклада работника

· КДна основании полученных данных оформляет приказ об изменении оклада и дополнительное соглашение к ТД и отправляет их СК.

· КДпо полученным подписанным документам оформляет образец записи в личную карточку работника и отправляет образец СК.

Оформление отпуска работника

Оформление командировки работника

· Командировочное удостоверение, служебное задание и отчет СК отправляет КД.

· СК подписывает документы у руководителя (на командировочном удостоверении также ставит печать о прибытии) и отправляет их КД.

Оформление увольнения работника по собственному желанию

· СК подписывает заявление об увольнении руководителя и отправляет КД, который готовит приказ об увольнении и отправляет СК.

· СК подписывает приказ у руководителя, знакомит под роспись работника, и отправляет КД.

В результате данного решения кадровые документы будут оформляться правильно и своевременно.

Решение 2

Решение 3

Должность в кадровой службе если сканировать документы

От отдела кадров до службы персонала

Инспектор по кадрам: обязанности и требования

Под кадровиком обычно подразумевают инспектора по кадрам (код КП 3423, согласно Национальному классификатору Украины ДК 003:2010 «Классификатор профессий», далее — КП).

принимать участие в разработке перспективных и текущих планов по труду и кадрам;

заполнять, вести учет и хранить трудовые книжки, рассчитывать трудовой стаж, выдавать справки о трудовой деятельности работников;

вести учет предоставления отпусков работникам, составлять график отпусков и контролировать его выполнение;

оформлять документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия;

изучать особенности перемещения и причины текучести кадров, принимать участие в разработке мер по их устранению;

вести архив личных дел, готовить их к сдаче в государственный архив;

  • составлять отчетность о работе с кадрами.
  • Особенности работы инспектора по кадрам

    Менеджер по персоналу: обязанности и требования

    Обязанности менеджера по персоналу:

    обеспечивать работу по укомплектованию предприятия персоналом необходимой квалификации;

    способствовать скорейшей адаптации новых сотрудников к работе;

    изучать рынок труда с целью определения источников обеспечения предприятия необходимыми кадрами;

    принимать участие в прогнозировании и определении потребностей в персонале;

    принимать участие в планировании социального развития коллектива, решении трудовых споров и конфликтов;

    организовывать работу по оценке результатов трудовой деятельности работников, по проведению аттестаций, конкурсов;

    организовывать работу по обучению персонала, повышению квалификации;

  • разрабатывать программы мотивации персонала предприятия.
  • Должности кадровой службы

    Инженер по организации труда

    Обязанности инженера по организации труда:


      разрабатывает меры по усовершенствованию организации рабочих мест, их аттестации;

    Инженер по нормированию труда

    Обязанности инженера по нормированию труда:


      разрабатывает и вводит нормы трудовых затрат по разным видам работ;

    определяет нормы времени (выработки) на разовые и дополнительные работы, связанные с отклонениями от технологических процессов;

    определяет трудозатратность изготовления продукции, принимает участие в разработке мер для снижения нормативной трудоемкости;

    Экономист по труду

    Обязанности экономиста по труду:

    составляет штатное расписание согласно утвержденной структуре управления, вносит в него изменения;

    принимает участие в разработке коллективного договора и контролирует его выполнение;

  • ведет базы данных по труду и заработной плате, численности работников.
  • предоставляет руководителю табель учета рабочего времени, оформленный в установленном порядке.
  • Работа с персоналом: перспективы

    Плюсы и минусы работы с персоналом

    Как и в любой работе, в управлении персоналом тоже существуют свои плюсы и минусы.

    Положительные особенности (плюсы) профессий в области управления персоналом:


      постоянная востребованность специалистов по работе с персоналом);

    Отрицательные особенности (минусы) профессий в области управления персоналом:


      независимо от собственного настроения, нужно быть постоянно оптимистически настроенным да еще и подбадривать сотрудников;

  • ненормированный рабочий день (в большинстве случаев).
  • Требования к образованию

    Стать специалистом службы персонала можно несколькими способами:

    Статья предоставлена нашему порталу
    редакцией журнала «Діловодство та документообіг»

    Должность в кадровой службе если сканировать документы

    Структура кадровой службы и ее штатная численность зависят от:

    Перечень кадровых документов:

    В целом правила составляются в произвольной форме и могут содержать следующую информацию:

    Утверждение правил внутреннего трудового распорядка предусмотрено статьей 142 КЗоТ;

    ФЛП, зарегистрированное в установленном законом порядке, должно:

    Основные функции кадровой службы:

    • оформлять распорядительные документы по личному составу;
    • вести учетные документы по кадрам, трудовые книжки.

    Распорядительные документы по личному составу — это приказы (распоряжения) руководителя предприятия о:

    Как правило, на предприятиях приказы оформляются в упрощенной форме, но они обязательно должны содержать реквизиты типовых форм.

    В констатирующей части излагаются цели и задачи приказываемых действий и основания для издания приказа.

    Приказы готовятся на основании:

    Приказы оформляются в двух экземплярах. Один остается в отделе кадров, другой — передается в бухгалтерию предприятия.

    Каждый пункт кадрового приказа должен быть сформулирован в соответствии с требованиями КЗоТ.

    Обратить внимание. Приказы печатями не заверяются.

    Порядок составления сводного приказа

    В сводном приказе (распоряжении), который предусматривает группу вопросов, рекомендуется размещать их в такой последовательности:

    В каждой группе вопросов фамилии работников размещаются в алфавитном порядке .

    К учетным документам по кадрам относятся:

    • штатно-должностная книга;
    • алфавитная книга личного состава предприятия.

    Табель составляется за два-три дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц.

    Ведение трудовых книжек

    На лиц, работающих по совместительству, трудовая книжка ведется по основному месту работы.

    Обратить внимание. Трудовые книжки ранее установленного образца обмену не подлежат.

    Записи должны выполняться аккуратно, шариковой или перьевой ручкой, чернилами синего или фиолетового цвета.

    В трудовую книжку не вносятся записи о:

    Порядок заполнения трудовой книжки работников, трудоустраиваемых впервые

    Предусмотренные записи вносятся в трудовую книжку до внесения сведений о работе на этом предприятии.

    При увольнении делается запись в день увольнения, остальные записи — не позже недельного срока со дня издания приказа.

    Записи об увольнении, о награждениях и поощрениях удостоверяются подписью руководителя и печатью.

    Пересылка трудовой книжки по почте с доставкой по указанному адресу допускается только с письменного согласия работника.

    Дубликат трудовой книжки

    В дубликат трудовой книжки вносятся лишь данные, подтвержденные документально.

    Предприятие выдает книжки за свой счет, если порча или потеря трудовой книжки произошла по вине предприятия.

    Обратить внимание. Исправление ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается путем зачеркивания.

    Кадровая служба должна руководствоваться:

    Постановлениями Кабинета Министров Украины:

    Приказами Министерства труда и социальной политики Украины:

    Статья предоставлена нашему порталу
    редакцией журнала «Справочник кадровика»

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock detector