Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно
Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно
«Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3
ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО
— рекламные материалы (листовки, программы, проспекты);
— информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления;
— поздравительные письма и телеграммы;
Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.
Обратите внимание! Входящие документы регистрируются один раз — в день их поступления.
Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать:
— очередной порядковый номер;
В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию.
Отметка может проставляться от руки:
│ вх. N 26 от 13 марта 2012 г. │
Или же с помощью резинового штемпеля:
│ «__» ___________________ 20__ г. │
От кого
получен
ОАО
«Бизнес
Портал»
г. Москва
Предложение
по аренде
складских
помещений
Примечание. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется.
Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно. А как быть с телеграммами или телефонограммами?
В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте. Как регистрировать их?
Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу.
При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе.
— подписания (для документов, не подлежащих утверждению);
— утверждения (для документов, подлежащих утверждению);
— заседания или принятия решения (для протоколов);
— события (для актов).
03 — номер структурного подразделения (по штатному расписанию), 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер.
Если отделы имеют сокращенное наименование, регистрационный номер исходящего документа может выглядеть так:
│ Исх. N К-05/61 │ или так │ Исх. N 61к │
К — отдел кадров, 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер.
Помощь: Правила регистрации исходящих документов
ПРАВИЛА РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
Индекс на исходящем документе проставляется в два этапа.
Рассмотрим пример оформления исходящего документа-ответа на письмо, а также пример заполнения РКК на него.
Пример оформления исходящего документа-ответа
|
|
ТАВАРЫСТВА З АБМЕЖАВАНАЙ АДКАЗНАСЦЮ
вул.Крапоткiна, 57, 220002, г.Мiнск
тэл./факс (017) 268 66 17
Р.р. 3041223650078 у ААТ «Белiнвестбанк»
г.Мiнска, код 739
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ
ул.Кропоткина, 57, 220002, г.Минск
тел./факс (017) 268 66 17
Р.с. 3041223650078 в ОАО «Белинвестбанк»
Делопроизводство от А до Я. Работа с исходящей корреспонденцией
Организация документооборота в создаваемой компании
Регистрация и учет отправляемых (исходящих) документов
исх. – указывается, что документ является исходящим;
Примерная форма журнала и комментарии по правилам его заполнения приведены в NAAR.ru в разделе бланки «Журнал регистрации исходящей (отправляемой) корреспонденции».
Отправка документов должна осуществляться в компании только централизованно сотрудниками службы ДОУ.
Важно знать. Отправке подлежат документы, полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные.
Регистрация документов
- История делопроизводства
- Инструкция по делопроизводству
- Должностная инструкция
- Адресат и адресование документа
Регистрация документов
 |
Следовательно, регистрация преследует три цели:
- учет документов;
- контроль за их исполнением;
- справочная работа по документам.
Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения.
К документам, не подлежащим регистрации, как правило, относятся:
Формы регистрации документов
Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.
Существуют три формы регистрации документов:
Журнальная форма
Так, журнал учета конфиденциальных документов имеет следующие графы:

Карточная форма
Автоматизированная форма
Регистрация входящих документов
В регистрационную форму обычно вносятся следующие данные о входящем документе:
Форма регистрационного журнала входящих документов проста и может иметь такие графы:
В регистрационной карточке эти же данные могут быть расположены так:

Такая карточка может конструироваться на формате А5 (148×210) или А6 (105×148). Ее размножают, выбрав достаточно плотную бумагу.
При автоматизированной системе регистрации сведения о документе можно легко дополнить. Например, добавить:

С помощью раскрывающихся списков, как правило, заполняются данные (поля):
Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы.
Регистрация исходящих и внутренних документов
Исходящие документы обычно регистрируются централизованно на участке отправки корреспонденции.
Регистрироваться внутренние документы должны в день подписания или утверждения.
При регистрации внутреннего документа заполняются следующие данные о нем:
Оценка статьи:
 Загрузка...
Поделиться с друзьями:
Поделиться
Поделиться
Отправить
Класснуть
Где указывается исходящий номер письма
Ссылка на основную публикацию
Adblock detector
|