Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

«Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3

ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО

— рекламные материалы (листовки, программы, проспекты);

— информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления;

— поздравительные письма и телеграммы;

Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Обратите внимание! Входящие документы регистрируются один раз — в день их поступления.

Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать:

— очередной порядковый номер;

В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию.

Отметка может проставляться от руки:

│ вх. N 26 от 13 марта 2012 г. │

Или же с помощью резинового штемпеля:

│ «__» ___________________ 20__ г. │

От кого
получен

ОАО
«Бизнес
Портал»
г. Москва

Предложение
по аренде
складских
помещений

Примечание. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется.

Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно. А как быть с телеграммами или телефонограммами?

В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте. Как регистрировать их?

Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу.

При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе.

— подписания (для документов, не подлежащих утверждению);

— утверждения (для документов, подлежащих утверждению);

— заседания или принятия решения (для протоколов);

— события (для актов).

03 — номер структурного подразделения (по штатному расписанию), 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер.

Если отделы имеют сокращенное наименование, регистрационный номер исходящего документа может выглядеть так:

│ Исх. N К-05/61 │ или так │ Исх. N 61к │

К — отдел кадров, 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер.

Помощь: Правила регистрации исходящих документов

ПРАВИЛА РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Индекс на исходящем документе проставляется в два этапа.

Рассмотрим пример оформления исходящего документа-ответа на письмо, а также пример заполнения РКК на него.

Пример оформления исходящего документа-ответа

Эмблема

ТАВАРЫСТВА З АБМЕЖАВАНАЙ
АДКАЗНАСЦЮ

вул.Крапоткiна, 57, 220002, г.Мiнск

тэл./факс (017) 268 66 17

Р.р. 3041223650078
у ААТ «Белiнвестбанк»

г.Мiнска, код 739

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ
ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

ул.Кропоткина, 57, 220002, г.Минск

тел./факс (017) 268 66 17

Р.с. 3041223650078
в ОАО «Белинвестбанк»

Делопроизводство от А до Я. Работа с исходящей корреспонденцией

Организация документооборота в создаваемой компании

Регистрация и учет отправляемых (исходящих) документов

исх. – указывается, что документ является исходящим;

Примерная форма журнала и комментарии по правилам его заполнения приведены в NAAR.ru в разделе бланки «Журнал регистрации исходящей (отправляемой) корреспонденции».

Отправка документов должна осуществляться в компании только централизованно сотрудниками службы ДОУ.

Важно знать. Отправке подлежат документы, полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные.

Регистрация документов

История делопроизводства
Инструкция по делопроизводству
Должностная инструкция
Адресат и адресование документа

Регистрация документов

Следовательно, регистрация преследует три цели:

учет документов;
контроль за их исполнением;
справочная работа по документам.

Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения.

К документам, не подлежащим регистрации, как правило, относятся:

Формы регистрации документов

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.

Существуют три формы регистрации документов:

Журнальная форма

Так, журнал учета конфиденциальных документов имеет следующие графы:

Карточная форма

Автоматизированная форма

Регистрация входящих документов

В регистрационную форму обычно вносятся следующие данные о входящем документе:

Форма регистрационного журнала входящих документов проста и может иметь такие графы:

В регистрационной карточке эти же данные могут быть расположены так:

Такая карточка может конструироваться на формате А5 (148×210) или А6 (105×148). Ее размножают, выбрав достаточно плотную бумагу.

При автоматизированной системе регистрации сведения о документе можно легко дополнить. Например, добавить:

С помощью раскрывающихся списков, как правило, заполняются данные (поля):

Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы.

Регистрация исходящих и внутренних документов

Исходящие документы обычно регистрируются централизованно на участке отправки корреспонденции.

Регистрироваться внутренние документы должны в день подписания или утверждения.

При регистрации внутреннего документа заполняются следующие данные о нем:

Оценка статьи:

(пока оценок нет)

Загрузка...