Понятие служебной командировки

Понятие служебной командировки

Н. В. Суслина, ассистент кафедры правоведения Алтайского государственного университета

– субъект командировки (командируемый),

Рассмотрим эти признаки.

Прежде всего, служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя.

В хозяйственных обществах управление осуществляется

– общим собранием участников (акционеров), высшим органом управления общества;

– исполнительным органом (коллегиальным или единоличным), осуществляющим текущее руководство деятельностью общества.

В производственных кооперативах структура управления аналогична той, которая присуща хозяйственным обществам.

Подводя итог, можно конкретизировать положения ст. 20 ТК РФ:

права и обязанности работодателя в трудовых отношениях осуществляются органами управления юридического лица, а именно

– руководителями унитарных предприятий, хозяйственных обществ;

– участниками (полными товарищами) товариществ;

либо уполномоченными ими лицами:

– руководителями филиалов, представительств и иных структурных подразделений.

1. Бюллетень Госкомтруда. 1988. № 8.

2. Быков А.М. Командировки / А.М.Быков.–М.: Юрид. литература, 1989.

3. Морейн И. Б. Перевод на другую работу / И. Б. Морейн. М.: Юрид. литература, 1965.

5. Киселев И. Я. Сравнительное и международное трудовое право / И. Я. Киселев, М: Дело, 1999–728 с. С. 450.

Командировки: кто и за что отвечает?

главный редактор, юрист

Заполняет форму (заполнение графы 10 формы может быть поручено непосредственному руководителю командируемого работника)

Передает проект на подпись непосредственному руководителю командируемого работника

Передает проект на подпись руководителю организации (иному уполномоченному лицу)

Производит ознакомление работника со служебным заданием под расписку

Подписывает проект (заполняет графу 10 формы)

Обеспечивает заполнение работником графы 11 формы

Принимает отчет работника и дает заключение о выполнении служебного задания (по окончании командировки)

Проставляет отметку об ознакомлении со служебным заданием

Заполняет графу 11 формы по окончании командировки

Согласовывает отчет с непосредственным руководителем

Передает оформленное служебное задание в бухгалтерию (по окончании командировки)

Получает исполненное и заполненное служебное задание

Принимает к учету служебное задание

Проверяет наличие всех необходимых реквизитов и отметок

Обеспечивает хранение служебного задания

Приказ (распоряжение) о направлении работника (ов) в командировку (формы № Т-9 и Т-9а)

Обеспечивает визирование проекта непосредственным руководителем работника и бухгалтером

Передает проект на подпись руководителю организации (иному уполномоченному лицу)

Производит ознакомление работника с приказом под расписку

Передает в бухгалтерию копию приказа

Визирует проект приказа Проставляет отметку об ознакомлении с приказом

Получает копию приказа

Командировочное удостоверение (форма № Т-10)

Передает на подпись руководителю организации (иному уполномоченному лицу)

Получает в командировочном удостоверении отметки в местах командировки и при возвращении в организацию

Передает командировочное удостоверение в бухгалтерию (по окончании командировки)

Принимает командировочное удостоверение к учету

Проверяет наличие всех необходимых реквизитов и отметок

Обеспечивает хранение командировочного удостоверения

Авансовый отчет (форма № АО-1) — —

Заполняет соответствующую часть авансового отчета

Передает авансовый отчет вместе с командировочным удостоверением и служебным заданием в бухгалтерию

Принимает авансовый отчет

Осуществляет проверку представленного работником авансового отчета

Представляет авансовый отчет на подпись главному бухгалтеру

Производит с работником соответствующие расчеты

Обеспечивает хранение авансового отчета

Подготовка к командировке начинается со сбора информации о пункте назначения, то есть:

1) о климатических особенностях местности;

2) об инфраструктуре:

  • гостиницах, их категориях, уровне гостиничного сервиса, загрузке, условиях размещения;
  • магазинах;
  • пунктах питания;
  • транспорте;

3) о видах и качестве связи;

4) о ценах на услуги и товары;

5) о санитарно-эпидемиологической обстановке;

6) о криминальной ситуации.

Иные мероприятия. Мероприятия по подготовке командировки также включают следующие действия:

При проживании не более суток (24 часа) плата взимается за сутки независимо от расчетного часа.

Памятка командируемому

Направление работника в командировку

См.: Ожегов С. И. Словарь русского языка. М.: Русский язык. 1978. С. 501.

Во-вторых, признаком командировки является наличие служебного поручения работодателя — цель поездки.

Бюллетень Госкомтруда СССР. 1988. N 8.

— сохранение места работы (должности);

— сохранение среднего заработка;

— возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

СЗ РФ. 2003. N 16. Ст. 1529.

См.: Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации / Ю. Н. Коршунов, Т. Ю. Коршунова, М. И. Кучма, Б. А. Шеломов. М.: Спарк, 2002. С. 353.

Работнику возмещаются расходы, связанные с командировкой (ст. ст. 167, 168 ТК РФ). К ним законодатель относит четыре группы расходов:

— расходы по проезду;

— расходы по найму жилого помещения;

— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (ст. 168 ТК РФ).

СЗ РФ. 2002. N 40. Ст. 3939.

— оплату суточных — 270 руб. за каждый день нахождения в командировке;

Собрание законодательства Хабаровского края. 2004. N 12 (17).

— железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

— воздушным транспортом — в салоне экономического класса;

— автомобильным транспортом — в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, в размере минимальной стоимости проезда:

— железнодорожным транспортом — в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

— автомобильным транспортом — в автобусе общего типа.

Помимо соблюдения гарантий трудовых прав при направлении работника в командировку важно правильно оформить документы.

Работник знакомится с приказом, что подтверждается его личной подписью.

Вместе с командировочным удостоверением работнику выдается аванс.

Аналогично должен решаться вопрос о явке работника в день приезда из командировки.

Настольная книга кадровика
Юридические аспекты
Ю.П. Орловский, А.Ф. Нуртдинова, Л.А. Чиканова

Базовые знания о командировках

1.1. Служебная командировка: основные признаки

* Подробнее о том, для кого нормы этого документа являются обязательными, см. в подразделе 1.5 на с. 13.

1) в поездку направляется работник предприятия, в том числе совместитель, надомник, временный и/или сезонный работник;

2) поездка работника связана с посещением другого населенного пункта не по месту постоянной работы;

3) поездка осуществляется по распоряжению руководителя предприятия;

4) целью поездки является выполнение служебного поручения;

5) связь поездки с основной деятельностью предприятия подтверждается документально;

6) поездка ограничена определенным сроком.

Рассмотрим подробнее каждый из этих признаков.

в командировку могут быть направлены лица, состоящие с предприятием в трудовых отношениях

Подробнее о том, кого можно, а кого нельзя направить в командировку, см. в подразделе 1.2 на с. 6.

отсутствие такого приказа может в последующем поставить под сомнение квалификацию понесенных расходов как командировочных

* База знаний, размещенная на официальном сайте ГФСУ: http://zir.sfs.gov.ua/ .

— заключенный договор или контракт;

— другие документы, которые устанавливают или удостоверяют желание установить гражданско-правовые отношения;

1.2. Кого можно/нельзя направить в командировку

Теперь давайте подробнее разберемся с вопросом о том, кого из работников можно направлять в командировку, а кого — нельзя.

Таблица 1.1. Ограничения по направлению в командировки

№ п/п

Категории работников

Статья КЗоТ

Комментарий

Беременные женщины и женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет

— админштрафу, налагаемому на работодателя-ФЛП и должностных лиц работодателя-юрлица согласно ч. 1 и 2 ст. 41 КУоАП ;

— штрафу, налагаемому на работодателя в соответствии с абзацем восьмым ч. 2 ст. 265 КЗоТ

Женщины, имеющие детей в возрасте от 3 до 14 лет или детей с инвалидностью

— от них получено письменное согласие на командировку;

— они ознакомлены с правом отказа от командировки*.

Невыполнение перечисленных требований также может быть штрафоопасно (см. п. 1 этой таблицы)

* При этом ознакомление с указанным правом может быть произведено посредством:

— направления работнице уведомления;

для привлечения работника к выполнению служебного поручения в период временной нетрудоспособности нет законных оснований

Такое же мнение излагалось в письме Минсоцполитики от 15.11.2013 г. № 656/18/99-13.

* Об оплате труда командированных работников см. в разделе 2 на с. 37.

Важное правило: период отсутствия работника-совместителя, командированного с другого места работы, не оплачивают.

Информация о том, какие именно расходы будет возмещать работнику каждое из предприятий, отражают в приказах о командировке

* Форма отчета утверждена приказом № 841.

Члены руководящих органов предприятия. Еще один актуальный вопрос, связанный с рассматриваемым ограничением:

можно ли направлять в командировку членов руководящих органов предприятий

Прежде всего, давайте разберемся с тем, кто вообще является членами руководящих органов. Для этого обратимся к ХКУ.

1.3. Срок пребывания в командировке

— для командировок в пределах Украины — 30 календарных дней;

— для командировок за границу — 60 календарных дней.

Таблица 1.2. Особые предельные сроки пребывания в командировке

Категория работников

Срок командировки

Норма постановления № 98

Командировки в пределах Украины

Работники, которые направляются для выполнения монтажных, наладочных, ремонтных и строительных работ

Не должен превышать срок строительства объектов

Абзац второй п. 6

Не должен превышатьсрок лечения и реабилитации

Абзац десятый п. 6

Командировки за границу

Не должен превышать 1 год

Абзац третий п. 6

Не должен превышать 6 месяцев

Абзац шестой п. 6

Срок обучения или стажировки не должен превышать 2 года

Абзац восьмой п. 6

Не должен превышатьсрок лечения и реабилитации

Абзац десятый п. 6

Важно помнить, что продолжительность командировки определяют с учетом ( п. 4 разд. II Инструкции № 59 ):

— дня выбытия в командировку и дня прибытия к месту постоянной работы, которые засчитываются как два дня;

— выходных, праздничных и нерабочих дней, которые приходятся на период командировки;

— дней пребывания в пути (вместе с вынужденными задержками).

1.4. Если работник отказывается от командировки

условие о возможности направления работника в командировку не является обязательным для включения в трудовой договор

1.5. Положение о служебных командировках

Что касается налогово-командировочных вопросов, то за ответами на них нужно обращаться к НКУ.

В Положении о служебных командировках, разработанном на предприятии, следует оговорить порядок:

— направления работников в командировку в пределах Украины и за границу;

— возмещения командировочных расходов;

— предоставления Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет;

— документального подтверждения расходов, понесенных в командировке, и т. д.

Ниже приведем пример Положения о служебных командировках на предприятии.

1.6. Как правильно оформить командировку

Такой приказ нужен всегда: и при командировке в пределах Украины, и при зарубежных командировках

В приказе (распоряжении) должны быть указаны:

— фамилия, имя и отчество командируемого лица, его профессия (должность), структурное подразделение;

— место назначения (страна, город, предприятие, куда командируется работник);

— срок командировки (дата ее начала и окончания);

— цель командировки и основание (служебное задание или другой документ).

— предусмотреть, что стоимость проживания возмещается в пределах стоимости номера в гостинице определенной категории и т. д.

После оформления приказа содержащуюся в нем информацию доводят до сведения работника под подпись

На с. 22 приведем примеры приказов о командировке.

1.7. Смета расходов и аванс на командировку

Смета расходов

— расходы на проезд (к месту командировки и обратно, а также по месту командировки);

— расходы на проживание;

Приведем пример сметы.

В форму маршрута целесообразно включить такие пункты:

— место отправления (его адрес);

— пункт назначения (его адрес);

Выдаем аванс на командировку

работники имеют право на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи со служебными командировками

Здесь же указано, что работникам, которые направляются в командировку, выплачивают:

— суточные за время пребывания в командировке;

— стоимость проезда до места назначения и обратно;

— расходы на наем жилого помещения в порядке и размерах, установленных законодательством.

Теперь об определении размера аванса.

Существуют два способа выдать аванс:

— наличными денежными средствами из кассы предприятия;

выдавать из кассы наличные на командировку следует по расходным кассовым ордерам или расходным ведомостям

Напомним: согласно п. 19 Положения № 148

выдача работнику наличных средств под отчет может происходить, только если он отчитался за ранее полученные подотчетные суммы

Если вы проигнорировали эту норму, то вам может грозить штраф по Указу № 436 (см. подраздел 1.10 на с. 31).

А можно ли отправить работника в командировку без аванса

1.8. «Уважительное» продление командировки

Основанием для этого служит докладная записка работника или его непосредственного руководителя

Приведем примеры докладной записки и приказа о продлении командировки.

1.9. Авансовый отчет

После завершения командировки работник обязан ( п.п. 170.9.2 НКУ ):

2) вернуть сумму излишне израсходованных в командировке средств (при наличии).

Под излишне израсходованными средствами в данном случае понимают суммы:

— превышающие расходы на командировку, определенные в соответствии с п. 170.9 НКУ ;

— не подтвержденные документально расходы.

Отчет командированный работник составляет самостоятельно. В нем он заполняет все графы, кроме следующих (п. 6 Порядка № 841):

— «Звіт затверджено в сумі», которую подписывает руководитель предприятия.

в графе «Одержано» работник должен отразить всю перечисленную на его счет сумму

Однако в этом Отчете нужно отдельно выделить для каждой из валют:

— выданные под отчет денежные средства;

— израсходованные в командировке средства;

— остаток (или перерасход).

Таблица 1.3. Сроки предоставления Отчета

Цель выдачи аванса

Форма выдачи аванса

в наличной форме

в безналичной форме для использования с применением корпоративных платежных карточек и платежных документов*

расчеты производились наличными, снятыми с применением платежных карточек

расчеты производились в безналичной форме

Для покрытия командировочных расходов

До окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершает командировку

До окончания 3-го банковского дня после завершения командировки

( п.п. «а» п.п. 170.9.3 НКУ )**

( п.п. «б» п.п. 170.9.3 НКУ )

Для решения производственных (хозяйственных) вопросов в командировке

А с ними вы можете ознакомиться в табл. 1.3 на с. 30.

Аванс на командировку в сумме 4600,00 грн. выдан работнику 09.04.2018 г. по расходному кассовому ордеру № 81.

Отчет в бухгалтерию предприятия предоставлен 16.04.2018 г. К нему приложены следующие документы:

Кроме того, работнику возмещаются суточные расходы в сумме 1480,00 грн. (370,00 грн. х х 4 дн.).

Общая сумма командировочных расходов составила 4580,00 грн.

Отчет утвержден руководителем предприятия в полной сумме.

Представим заполненный Отчет на с. 32.

1.10. Ответственность за нарушение «подотчетных» правил

Таблица 1.4. Ответственность: когда и для кого

Вид нарушения

Санкция

Основание

Санкции для работника

Сумма излишне израсходованных средств не возвращена работником в течение сроков, установленных пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ *

Пп. 170.9.1 и 164.2.11 НКУ

Военный сбор (далее — ВС) от суммы, подлежащей обложению НДФЛ

П. 16 1 подразд. 10 разд. ХХ НКУ

Санкции к субъекту хозяйствования

Превышение установленных п. 19 Положения № 148 сроков использования выданной под отчет наличности

Штраф в размере 25 % выданных под отчет и невозвращенных сумм

Абзац пятый ст. 1 Указа № 436

Выдача наличности под отчет без полного отчета за ранее выданные средства

Немного подробнее расскажем об ответственности подотчетных лиц, установленной НКУ.

Еще один вопрос:

как определить дату возникновения налогооблагаемого дохода физлица

— всю сумму денежных средств, выданную на командировку, — в случае несвоевременного предоставления Отчета;

При таком подходе нужно руководствоваться следующими правилами:

В этой же строке указывают НДФЛ, удержанный с такого дохода.

Работник своевременно предоставил Отчет, однако до конца апреля не вернул остаток денежных средств в сумме 3450,50 грн.

Сначала определяем базу для начисления НДФЛ:

3450,50 грн. х 1,219512 = 4207,93 грн.

Теперь рассчитаем сумму НДФЛ от дохода в виде своевременно не возвращенных денежных средств:

4207,93 грн. х 18 % : 100 % = 757,43 грн.

Сумма ВС, подлежащая уплате от дохода в виде своевременно не возвращенных денежных средств, составит:

3450,50 грн. х 1,5 % : 100 % = 51,76 грн.

1.11. Если командировка отменяется

Ознакомившись с приказом об отмене командировки, работник должен вернуть в кассу предприятия полученную ранее сумму аванса.

Наш сайт полезен для вас?

Подписаться на актуальную рассылку для бухгалтера бюджетного учреждения

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector