Консультант акт об уничтожении документов из архива истек срок хранения

Консультант акт об уничтожении документов из архива истек срок хранения

Архивная служба Украины в Киеве

Мы производим обязательное согласование всех документов с государственным архивом Украины .

Звоните: тел. Киев 236-58-88 МТС (099)388-33-30 / Киевстар (098)017-19-18 / Лайф (093)872-26-63

Уничтожение документов (документации) с истекшим сроком хранения на предприятии, фирме, в организации …

Как определить срок хранения документа?

  • Подолина О.Г. | консультант отдела консалтинга и внедрения компании «ИнтерТраст», руководитель проектов по внедрению систем электронного документооборота

Если пойти привычным путем

Текст номенклатуры дел оформляется в виде таблицы следующей формы:

Срок хранения дела и № статьи по Перечню

Чтобы указать в графе 4 срок хранения дела, нужно проанализировать нормативные документы.

Раньше их число было ограниченным. Достаточно было использовать в качестве справочников:

Итак, посмотрим, как в настоящее время расширился первоначальный список документов, подлежащих анализу?

Перечни документов с указанием сроков хранения

Существуют и другие перечни:

Но существуют еще:

Типовые и примерные номенклатуры дел

Типовые номенклатуры дел сейчас по-прежнему существуют.

Анализ действующего законодательства и подзаконных актов министерств и ведомств

Федеральный закон от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Статья 17. Хранение документов бухгалтерского учета

Берем на вооружение риск-менеджмент

При проведении экспертизы ценности документов осуществляют:

Классика жанра

Риску присущи следующие атрибуты:

Управление рисками в целом имеет своей целью решение следующих задач:

Риски утраты бухгалтерских документов

Как правило, подобные ситуации возникают вследствие неплатеже­способности должника.

При оценке сроков хранения бухгалтерских документов следует ­учитывать также многофункциональность таких документов .

Риски утраты договоров

Эти документы необходимы для подтверждения права собственности.

Если речь идет о недвижимости, то:

Если объектом купли-продажи выступают ценные бумаги, то для этого вида собственности действительно все, сказанное о недвижимости.

Но есть и специфические моменты. Если ваша организация не сможет подтвердить свои права на владение акциями, то ее ожидают:

Риски утраты конкурсной документации

Риск утраты документов, необходимых при проверке или в ходе судебного разбирательства

Причем долговременному хранению по этой причине может подлежать не все дело, а только некоторые бумаги из конкретной папки.

Вы также можете ознакомиться с ответами на следующие вопросы:

Уничтожаем документы с истекшим сроком хранения

Акты об изъятии документов для уничтожения имеют сплошную нумерацию, начиная с № 1

запрещен отбор документов для дальнейшего уничтожения на основании заголовков дел в описи или номенклатуре дел

Должен быть проведен постраничный пересмотр каждого дела (п. 5 гл. 2 разд. V Правил № 1000).

Приведем пример составления Акта.

Согласованные (одобренные) акты утверждает руководитель предприятия, после чего документы могут быть уничтожены.

Порядок уничтожения дел с истекшими сроками хранения

Нормативные акты, устанавливающие сроки хранения архивных документов

Перечень построен по функциональному принципу и содержит разделы, отражающие основные направления деятельности организации:

организационно-распорядительную и правовую деятельность;

планирование, финансирование, учет и отчетность;

социально-бытовые вопросы и др.

Деятельность экспертной комиссии

Основными задачами экспертной комиссии являются:

организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;

Экспертная комиссия в соответствии с возложенными на нее задачами выполняет следующие функции:

3. Принимает решения, касающиеся установления сроков хранения документов и выделения их к уничтожению, и представляет:

Экспертная комиссия имеет право в целях реализации возложенных на нее задач:

не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

Экспертиза ценности документов

Уничтожение архивных документов

Документы, отобранные по Перечню к уничтожению, включаются в акт, который составляется по установленной форме.

Использование документов, подлежащих уничтожению, для хозяйственных нужд запрещено.

[1] Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector