Номенклатура дел организации

Номенклатура дел организации

Роль документа

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

Какие дела включать в номенклатуру

Когда формируется документ

Кто ведет номенклатуру дел

Правила составления

  • наименование организации,
  • номер и дата составления,
  • перечень документов,
  • подписи ответственных лиц.

Правила оформления

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

Образец составления номенклатуры дел

  1. Вначале вносится стандартная информация:
    • полное наименование компании,
    • дата составления документа,
    • предстоящий год, на который он пишется,
    • населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.

Тут же отводится несколько строк под утверждение руководителем (сюда вписывается его должность, фамилия-имя-отчество, дата подписи).

Как заполнить форму номенклатуры дел организации

Зачем нужна номенклатура дел

Основные задачи документа:

Для кого обязательна

Номенклатура дел бывает трех видов:

Порядок формирования и утверждения

При разработке номенклатуры дел необходимо учитывать:

Перечислим основные этапы ее утверждения:

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Структура документа

Порядок заполнения формы

  • к структуре образовательной программы;
  • условиям реализации;
  • результатам освоения программы.

То есть наша номенклатура будет состоять как минимум из трех наименований (на самом деле больше, но об этом позже).

Присвоим каждому делу индекс и наименование.

Индекс дела по номенклатуре дел (образец):

Теперь при заполнении этих папок конкретными документами мы будет присваивать им номера через слэш или черту:

  • 01-01/. начинаем с единицы и до конца года;
  • 01-02/. ;
  • 01-03/.

Образец номенклатуры дел на 2019 год

Определение сроков хранения

  • временному до 10 лет;
  • временному от 10 лет;
  • постоянному.

Сроки хранения определяются по утвержденным перечням:

В случае если вы не нашли нужную информацию в предоставленных источниках, фирма может назначить срок хранения сама.

Где хранится

У каждого экземпляра свое место хранения:

Сводная номенклатура дел, образец

Передача документов в архив

Отдельно остановимся на случае, когда документы необходимо сдавать в архив.

Экспертиза ценности документов

Составление номенклатуры дел

5.1. Основное о номенклатуре дел

При составлении номенклатуры дел необходимо учитывать требования, содержащиеся в Правилах № 1000 и Перечне № 578.

Различают такие виды номенклатур дел (п. 2 гл. 1 разд. IV Правил № 1000):

— номенклатура дел предприятия;

— номенклатура дел структурного подразделения.

Рассмотрим вкратце, что они собой представляют.

— дела постоянно действующих коллегиальных органов (коллегий, советов, комиссий, творческих групп и т. п.);

4. Элементы, из которых состоит заголовок дела, размещают в такой последовательности:

1) название вида дела (переписка, журнал, книга и т. д.) или вида документов в деле (приказы, протоколы, акты и т. п.);

2) автор документов (наименование предприятия, структурного подразделения);

3) корреспондент или адресат (наименование предприятия, которому адресованы или от которого поступили документы);

4) сжатое содержание документов дела (вопрос, по которому формируется дело);

5) название региона (территории), с которым связано содержание документа;

6) дата (период), к которой относятся документы дела;

7) указания на наличие копий документов в деле (при необходимости).

5.2. Номенклатура дел структурного подразделения

Приведем пример заполнения номенклатуры дел в отделе кадров.

5.3. Номенклатура дел предприятия

— устав предприятия, положение о структурных подразделениях;

— типовую и примерную номенклатуры дел;

— номенклатуры и описи дел за предыдущие годы;

— классификаторы документов и корреспондентов;

— регистрационно-учетные и контрольные картотеки;

— типовые и отраслевые перечни видов документов с указанием сроков их хранения.

Кроме того, для этих целей учитывают задачи предприятия на следующий год.

При составлении номенклатуры дел предприятия применяют один из следующих принципов ее построения:

первым разделом указывают службу делопроизводства

* В том числе обособленные структурные подразделения предприятия, не имеющие статуса юридического лица.

Приведем пример заполнения сводной номенклатуры дел предприятия, построенной по структурному принципу.

Сводную номенклатуру дел предприятия составляют в 4 экземплярах (п. 17 гл. 1 разд. IV Правил № 1000):

первый (неприкосновенный) экземпляр хранится в службе делопроизводства предприятия;

второй — используется службой делопроизводства как рабочий;

третий — передается в архив предприятия для контроля за формированием дел в структурных подразделениях;

Образец номенклатуры дел организации

Закрытое акционерное УТВЕРЖДАЮ
общество «Большая капля» Директор
(ЗАО «Большая капля») __________ И.О. Фамилия

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

24.12.2010 № 1
г. Самара

01-12 База данных регистрации входящих документов 5 лет
ст. 258 г В электронной форме 01-13 База данных регистрации исходящих документов 5 лет
ст. 258 г В электронной форме … … …

02. Отдел кадров

Начальник канцелярии К.Е. Турчинская

Ответственный за архив
__________ А.О. Боровичка
20.12.2010

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от 22.12.2010 № 3

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector