Делопроизводство от А до Я

Делопроизводство от А до Я. Работа с внутренними документами

Регистрация и организация движения внутренних документов

К внутренним документам относятся:

  • подготовка проекта распорядительного документа;
  • оформление и согласование проекта;
  • удостоверение документа;
  • регистрация.

После регистрации организационно-распорядительных документов работа с ними переходит к исполнителю, как с входящими документами:

Примерная форма журнала и комментарии по правилам его заполнения приведены в NAAR.ru в разделе бланки «Журнал регистрации приказов по основной деятельности».

Примерная форма журнала регистрации договоров

Дата документа Номер документа Контрагент Примечание
1 2 3 4 5

Количество граф и их содержание при необходимости можно корректировать.

Внутренние документы организации

Статьи по теме

Из статьи вы узнаете:

Перечень внутренних документов

В законодательстве четкого такого перечня мы не найдем. По обычаям делового оборота перечень внутренних документов состоит из:

локальных нормативных актов (учредительные документы организации, положения, регламенты, инструкции и др.);

бумаги организационно-распорядительного характера (приказы, распоряжения), кадровая документация;

переписка между структурными подразделениями (служебные записки, докладные, объяснительные записки, заключения, справки);

протоколы заседаний различных органов компании;

отчетные, плановые, учетные, а также акты;

доверенности, выданные организацией.

Некоторые документы не носят обязательного характера, но нужны для обеспечения функционирования конкретной компании.

Оформление внутренних документов

Все это разнообразие необходимо регистрировать, систематизировать и учитывать.

Регистрация внутренних документов

Любая регистрация, как бы она не была организована в каждом конкретном юридическом лице, строится на определенных принципах:

Учет внутренних документов

Внутренние документы предприятия по вопросам регулирования трудовых отношений

Для чего оно нужно?

Порядок составления и утверждения

Основные правила составления

При составлении штатного расписания нужно учитывать следующие особенности:

6. Штатное расписание для работников с почасовой оплатой труда можно составлять двумя способами:

С образцами штатного расписания и приказа о его утверждении предлагаем ознакомиться на с. 5 и 6.

Внесение изменений в штатное расписание

1) изменения структуры предприятия;

2) введения и выведения штатных единиц;

3) изменения размера оклада (тарифной ставки), профессионального названия работы или кода по Классификатору профессий.

На с. 6 приведен образец приказа о внесении изменений в штатное расписание.

ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО ТРУДОВОГО РАСПОРЯДКА

Для чего они нужны?

— предусматривается время начала и окончания ежедневной работы (смены) в соответствии с законодательством (ст. 57 КЗоТ);

— устанавливается время начала и окончания перерыва для отдыха и питания (ч. 2 ст. 66 КЗоТ).

Порядок и правила составления

Обязательно ли его заключать?

Порядок заключения и правила составления

— изменения в организации производства и труда;

— обеспечения производительной занятости;

— установления гарантий, компенсаций, льгот;

— участия трудового коллектива в формировании, распределении и использовании прибыли предприятия (если это предусмотрено уставом);

— режима работы, продолжительности рабочего времени и отдыха;

— условий и охраны труда;

— обеспечения жилищно-бытового, культурного, медицинского обслуживания, организации оздоровления и отдыха работников;

— гарантий деятельности профсоюзной или других представительских организаций работников;

— условий регулирования фондов оплаты труда и установления межквалификационных (междолжностных) соотношений в оплате труда;

— обеспечения равных прав и возможностей женщин и мужчин;

Коллективный договор вступает в силу со дня его подписания представителями сторон либо с указанного в нем дня.

Коллективный договор сохраняет действие в случае (ст. 17 КЗоТ):

ликвидации предприятия — в течение всего срока проведения ликвидации.

Лица, которые должны разрабатывать должностные инструкции

Порядок и правила разработки

Должностные инструкции разрабатывают для таких профессиональных групп работников:

Обратите внимание на то, что для работников рабочих профессий разрабатываются рабочие инструкции.

Основой для разработки должностных инструкций служат следующие нормативные документы:

Должностные инструкции на предприятии разрабатывают, как правило, в таких случаях:

д) во исполнение указаний должностных лиц, входящих в руководящий состав предприятия;

РАСпорядительные И УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ по КАДРам

Документы, оформляемые кадровой службой предприятия, которые относятся к кадровому делопроизводству, делятся на:

— распорядительные документы по личному составу (по кадрам или персоналу);

— учетные документы по кадрам (персоналу).

Рассмотрим каждый из приведенных видов документации отдельно.

— номер и дата приказа;

— дата приема на работу;

— дата окончания трудового договора (при заключении срочного трудового договора);

— название структурного подразделения, в которое принимается работник;

— название профессии (должности), квалификация;

— условия приема на работу;

— оклад (тарифная ставка);

— сведения об установлении надбавок (в случае их установления);

— подпись руководителя предприятия;

— отметка об ознакомлении.

Кроме этого, в приказах о приеме на работу, предоставлении отпусков следует указывать основание издания приказа.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

Все оригиналы приказов должны размещаться в хронологическом порядке и храниться в отдельной папке.

Имейте в виду: с текстом приказа, подписанного руководителем, работника следует ознакомить под подпись.

Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы:

1) распоряжение общего, продолжительного действия;

2) распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, частного случая.

— № П-1 «Приказ (распоряжение) о приеме на работу»;

— № П-3 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска»;

— № П-4 «Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта)»;

— № П-5 «Табель учета использования рабочего времени»;

— № П-6 «Расчетно-платежная ведомость работника»;

— № П-7 «Расчетно-платежная ведомость (сводная)».

Заметьте: применение указанных форм приказов является желаемым и удобным, однако не обязательным.

Для примера приведем образец заполнения типовой формы № П-1 «Приказ (распоряжение) о приеме на работу» (см. с. 16).

К учетным документам по кадрам относятся следующие типовые формы первичного учета:

№ П-9 «Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них» (утверждена приказом № 277);

№ П-10 «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них» (утверждена приказом № 277);

№ П-11 «Акт на списание бланков трудовых книжек или вкладышей в них» (утверждена приказом № 277);

Приказы по основной деятельности: правила оформления и сроки хранения

01.12.2017 83156 0 2

Акценты этой статьи:

Что такое приказ?

  • по основной деятельности;
  • по кадровым вопросам;
  • по административно-хозяйственным вопросам.

По каким вопросам издаются приказы по основной деятельности?

Приказы по основной деятельности издают по вопросам:

Как оформить приказ по основной деятельности?

Приказ по основной деятельности должен, в частности, содержать (п. 4.4 ДСТУ 4163-2003):

Как утвердить или ознакомить с приказом заинтересованных лиц?

Как регистрируются приказы по основной деятельности?

Отметим, что типовых форм журналов регистрации приказов нет.

Сколько времени хранятся приказы по основной деятельности?

Какие возможны ошибки в приказах?

При оформлении приказов по основной деятельности могут возникать разные ошибки. Чаще всего это:

Можно ли отменить или исправить приказ по основной деятельности?

Образец 1

В связи с увольнением с работы Остапчука В. В., члена комиссии по вопросам охраны труда, ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести в приказ от 01.03.17 г. № 45 «О создании комиссии по вопросам охраны труда» следующие изменения:

При необходимости приказ по основной деятельности можно отменить. Основаниями для такой отмены могут служить:

Образец 2

В связи с несоответствием названий некоторых должностей Государственному классификатору 003:2010 ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Отменить приказ от 17.08.17 г. № 574 «О внесении изменений в штатное расписание».

Висновки

При составлении таких приказов необходимо руководствоваться ДСТУ 4163-2003.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector
×
×