Как правильно сшивать документы: общепринятые правила и практические советы

Как правильно сшивать документы: общепринятые правила и практические советы

Нормы закона

Стоит отметить, что прошивать нужно все документы, объем которых больше одного листа.

Подшивая документы, стоит позаботиться о правильной картонной обложке для каждого дела. Обложки могут быть:

  • стандартными
  • нестандартными
  • длительного хранения

Опись – всему голова

Опись не подлежит нумерации и может иметь следующий вид:

Закрытое акционерное общество

п/п Дата документа Заголовок документа Номера

листов Количество листов Примечание 1 2 3

Итого ______________________________________________ документов.

(цифрами и прописью)

Делопроизводитель ____________________ Петрова А.И.

Как пронумеровать листы?

При нумерации листов следует помнить несколько правил:

Ошибки в нумерации

Как сшивать документы?

Заверительная надпись

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 110-35-79 (Москва)
+7 (812) 490-75-26 (Санкт-Петербург)

Прошивка документов: нормы ГОСТ и практические советы

Статьи по теме

Из статьи вы узнаете:

Плохо систематизированная документация может стать поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества.

Правила прошивки документов: какую документацию нужно прошивать

Можно выделить несколько основных видов документации, которые принято сшивать:

Прошивка документов по госту

Инструкции по документированию Центробанка России;

Типовая инструкция по делопроизводству (утверждена Приказом Министерства культуры №536 в 2005 году);

Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм (утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам);

Необходимые материалы для прошивки документов:

Существует несколько распространенных способов сшивания документации.

Выбор зависит от требований руководства, назначения дела и имеющихся приспособлений.

  1. Классическим способом считается скрепление листов с помощью нити. Так обычно прошивают небольшой объем документации. Для прошивки документов используют иглу или дырокол. После сшивания нитку закрепляют наклейкой с заверительной надписью.
  2. Для скрепления объемных папок применяется шуруповерт и плотная веревка.
  3. В некоторых случаях можно воспользоваться специальным оборудованием — станком для прошивки документов или переплетной машиной. Такой вид сшивания чаще всего используется в типографиях.

Аппарат для прошивки документов

Довольно распространена прошивка документов металлическими или пластиковыми люверсами.

Нитки для прошивки документов

Наклейки для прошивки документов

  • Необходимо оставить свободное место для отметки с указанием должности ответственного лица, его ФИО, подписи и даты подписания.
  • Наклейка заверяется печатью, оттиск которой должен частично попадать на саму подшивку.

Схемы прошивки документов

Любую документацию необходимо предварительно подготовить к сшиванию:

Прошивка документов ниткой в 3 дырки

Схема прошивки документов в 4 прокола

Нумерация листов при прошивке документов

Как правильно подшивать документы? Прошивка (шнуровка) документов от А до Я

Точка зрения законодательных органов

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Основные понятия и инструменты, необходимые для проведения прошивки

Базовыми, то есть такими, что используются при прошивке всех видов документов, являются следующие принципы:

Прошивке подлежат все документы, которые состоят из двух и более листов.

Пошаговое руководство по прошивке

Для правильной прошивки ваших документов необходимо произвести следующие действия в строгой последовательности:

1. Удаляем все булавки, скрепки и другие металлические скрепления из листов документов.

4. Отмеряем длину нитки равную 70 см (чуть больше длины вашего предплечья) и продеваем в иголку;

7. Затем с лицевой стороны листов пропускаем иглу через отверстие №1;

9. Таким образом, оба конца нашей нити оказались с тыльной стороны листов, продетые через отверстия №2 и №3.

10. Отрезаем излишнюю длину нити, не забыв при этом оставить концы длиной около 6-7 см, чтобы связать их в узел.

11. Делаем из концов нити узел как можно ближе к листу документа и плотно прикладываем его к тыльной стороне последнего листа.

Как правильно прошивать и заверять документы

Как правильно cшить документы нитками

Можно сшить документы через три отверстия — подготовив три прокола шилом, расстояние между которыми должно быть примерно 3-5 см.

В этом случае начинаем сшивать документ с тыльной стороны документа со среднего прокола, оставляя часть нитки (не менее 7 см).

С лицевой стороны протыкаем верхнюю дырку и отправляем иголку с ниткой в нижний прокол с тыльной стороны.

С лицевой стороны протыкаем среднее отверстие и отрезаем нить, оставляя не менее 7 см.

Остаток нити из среднего отверстия связываем с остатком нити из верхнего отверстия.

На узелок наклеить маленький прямоугольный листочек.

Видео: учимся прошивать документы нитками и заверять их

Видео: как прошить документы в большой папке для архива

Видео: в некоторых случаях документы сшивают на уголок

Видео: как можно прошивать документы с помощью станка

Как заверить прошитые документы

«Прошито, пронумеровано, скреплено подписью

и печатью ___ (_______________________) лист___».

Подготовка документов для регистрации ИП

Для регистрации ИП необходимо предоставить в Налоговую инспекцию следующие документы:

Умение правильно и грамотно подготовить документы — это начало продолжительной и выгодной сделки.

О проверках Роспотребнадзора рассказывает одна из статей.

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector